Contact: archives@laspaq.com
Créé en novembre 2022, le comité des archives a pour mission de préserver l’héritage de la SPAQ, en conservant et protégeant les traces de son histoire.
Le comité est dirigé par Michel Pelletier.
En sont aussi membres:
- Jean-Yves Cantin, président de la SPAQ
- Lise Coté, secrétaire de la SPAQ
- Pierre Langevin, vice-président de la SPAQ, gestionnaire du site web et des archives électroniques.
NOTES concernant certains actifs:
Le comité des archives de la SPAQ a des moyens limités, particulièrement en ce qui concerne l’entreposage d’éléments physique.
- Il n’est pas garanti que tout sera conservé. Sauf dans le cas d’équipements ayant été utilisés par les fondateurs, les anciens appareils et accessoires photographiques ne seront pas acceptés – vous vous suggérons de les envoyer au “Musée National de la Photographie” à Drummondville.
- Les revues et journaux ne seront pas acceptés SAUF s’ils contiennent un article relatif à un membre de la SPAQ, ou relatif à la SPAQ elle même, auquel cas le comité jugera de la pertinence de protéger cet actif et le conserver. Dans le cas ou il ne pourrait être conservé, nous tenterons de trouver une solution adéquate de conservation.
RÈGLES concernant les actifs remis à la SPAQ
Ces règles sont en cours d’élaboration, elles sont donc actuellement incomplètes.
Sauf entente contraire pour laquelle une trace écrite existe, ou si une règle spécifique du comité des archives existe;
- les actifs fournis deviennent l’entière propriété de la SPAQ.
- les actifs sont accessibles aux membres, soit directement, soit sous forme électronique. Cette accessibilité est limitée selon les règles établies (par exemple: ne pas toucher…)
- les actifs pourront, si le comité le juge opportun, être publics et accessibles à tous.
Principes guidant l’archivage
ARCHIVAGE DE DOCUMENTS DE LA SOCIÉTÉ DES PHOTOGRAPHES ARTISANS DE QUÉBEC
Quelques concepts relatifs à l’archivage de documents
(Mise à jour 14 nov 2022)
La mise en place d’un système d’archivage doit s’effectuer en réalisant quelques étapes.
- La première étape consiste à Identifier le type de documents et l’environnement juridique de ces derniers. Donc identifier quels sont les documents que la SPAQ a en sa possession en dressant un inventaire (liste), ceux qu’elle produits aujourd’hui ainsi que leurs formats et ceux que cette dernière reçoit de diverses sources extérieures tant sous forme papier qu’électronique et déterminer ceux qu’elle conservera pour la postérité (histoire) et pour des fins légales s’il y a lieu.
- La deuxième étape consiste à déterminer la durée de vie d’un document. Doit-on tout conserver ad vitam aeternam ou indiquer une fin de vie pour certains. Il faut développer un plan de gestion des documents qui vise à archiver les informations pertinentes aux activités de la SPAQ.
- La troisième étape consiste à se donner une architecture de classement des documents. Cette architecture servira à identifier chacun des documents pour permettre de les retracer facilement si le tout est informatisé pour des consultations rapides et aisées.
- La quatrième étape est de déterminer sous quel système informatique l’archivage sera réalisé et sous quel format les documents seront archivés. Il faudra établir un processus qui identifiera qui recevra les documents à archiver, qui validera le besoin d’archivage du document, qui effectuera la numérisation des documents lorsque requis, qui déposera dans le système les documents et comment les membres et autres pourront accéder à quels documents et à quelles conditions.
- La cinquième étape est triple, soit développer le système; débuter la numérisation des documents ou retracer les documents déjà sous forme électronique dans le format requis; tester le système.
- La sixième étape est le déploiement su système d’archivage auprès des membres
